Cách đếm giá trị trong một trang tính

Rate this post

Lưu ý: Không nên nhầm lẫn giữa đếm và tính tổng. Để biết thêm thông tin về việc tính tổng các giá trị trong ô, cột hoặc hàng, hãy xem Tính tổng các cách cộng và đếm số Excel liệu.

Việc đếm là một phần không thể thiếu trong việc phân tích dữ liệu, dù bạn đang kiểm lại số nhân viên của một phòng trong tổ chức của mình hay số đơn vị đã bán được theo quý. Excel cung cấp nhiều kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để đếm ô, hàng hoặc cột dữ liệu. Để giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất, bài viết này cung cấp một bản tóm tắt toàn diện về các phương pháp, một sổ làm việc có thể tải xuống với các ví dụ tương tác và nối kết đến các chủ đề liên quan để hiểu thêm.

Bạn có thể tải xuống sổ làm việc ví dụ cung cấp các ví dụ để bổ sung thông tin trong bài viết này. Hầu hết các mục trong bài viết này sẽ tham chiếu đến trang tính thích hợp trong sổ làm việc ví dụ cung cấp các ví dụ và thông tin thêm.

Để bao gồm các giá trị ẩn trong dải ô của mình, bạn nên đặt tham function_num thành 2.

Dùng hàm SUBTOTAL để đếm số lượng giá trị trong một Excel bảng hoặc phạm vi ô. Nếu bảng hoặc dải ô có chứa các ô ẩn, bạn có thể sử dụng SUBTOTAL để bao gồm hoặc loại trừ những ô ẩn đó và đây là sự khác biệt lớn nhất giữa hàm SUM và SUBTOTAL.

Ngoài ra, hãy tham khảo các bài viết sau đây:

Lưu ý: Tùy chọn Tổng phụ sẽ chỉ hoạt động trên dữ liệu Excel bình thường, chứ Excel bảng, PivotTable hoặc PivotChart.

Bạn có thể thêm hàng tổng phụ vào dữ liệu Excel bạn. Bấm vào bất kỳ đâu bên trong dữ liệu của bạn, rồi bấm > Tổng phụ.

Excel trả về số giá trị số trong phạm vi ở một ô liền kề với phạm vi mà bạn đã chọn. Thông thường, kết quả này được hiển thị trong một ô ở bên phải cho phạm vi ngang hoặc trong một ô bên dưới cho phạm vi dọc.

Dùng Tự động Tính tổng bằng cách chọn một phạm vi ô có chứa ít nhất một giá trị số. Sau đó trên tab Công thức, bấm Tự động Tính > Đếm Số .

Xem video sau để tìm hiểu cách xem số lượng trên thanh trạng thái.

Excel cũng có thể hiển thị số ô đã chọn trong Excel thanh trạng thái. Xem demo video sau đây để biết thông tin tổng quan về cách sử dụng thanh trạng thái. Đồng thời, hãy xem mục Hiển thị các phép tính và số lượng trên thanh trạng thái để biết thêm thông tin. Bạn có thể tham chiếu đến các giá trị hiển thị trên thanh trạng thái khi bạn muốn xem nhanh dữ liệu của mình và không có thời gian để nhập công thức.

Bạn có thể đếm số giá trị trong một phạm vi hoặc bảng bằng cách sử dụng công thức đơn giản, bấm vào một nút hoặc bằng cách sử dụng hàm trang tính.

Đếm dựa trên một hoặc nhiều điều kiện

Bạn có thể đếm số ô trong phạm vi đáp ứng điều kiện (còn được gọi là tiêu chí) mà bạn chỉ định bằng cách sử dụng một số hàm trang tính.

Video: Sử dụng các hàm COUNT, COUNTIF và COUNTA

Xem video sau để xem cách sử dụng hàm COUNT và cách sử dụng các hàm COUNTIFCOUNTA để chỉ đếm các ô đáp ứng điều kiện mà bạn chỉ định.

Trình duyệt của bạn không hỗ trợ video.

Đầu Trang

Đếm số ô trong một phạm vi bằng cách sử dụng hàm COUNT

Sử dụng hàm COUNT trong công thức để đếm số giá trị số trong một phạm vi.

Ví dụ về hàm COUNT

Trong ví dụ trên, A2, A3 và A6 là các ô duy nhất chứa giá trị số trong dải, vì vậy đầu ra là 3.

Lưu ý: A7 là một giá trị thời gian, nhưng nó chứa văn bản(còn gọi là ), do đó COUNT không xem nó là giá trị số. Nếu bạn muốn loại bỏ .m. từ ô, COUNT sẽ xem A7 là giá trị số và thay đổi đầu ra thành 4.

Đầu Trang

Đếm số ô trong một phạm vi dựa trên một điều kiện bằng cách sử dụng hàm COUNTIF

Sử dụng hàm COUNTIF để đếm một giá trị cụ thể xuất hiện bao nhiêu lần trong một phạm vi ô.

Ví dụ về COUNTIF

Đầu Trang

Đếm số ô trong một cột dựa trên một hoặc nhiều điều kiện bằng cách sử dụng hàm DCOUNT

Hàm DCOUNT đếm các ô chứa số trong một trường (cột) bản ghi trong danh sách hoặc cơ sở dữ liệu khớp với các điều kiện mà bạn xác định.

Trong ví dụ sau đây, bạn muốn tìm số tháng, bao gồm hoặc sau tháng 3 năm 2016 đã bán được nhiều hơn 400 đơn vị. Bảng đầu tiên trong trang tính, từ A1 đến B7, chứa dữ liệu bán hàng.

Dữ liệu mẫu cho DCOUNT

DCOUNT sử dụng các điều kiện để xác định nơi giá trị sẽ được trả về từ đó. Điều kiện thường được nhập vào các ô trong chính trang tính đó, sau đó bạn tham chiếu đến các ô này trong đối số criteria. Trong ví dụ này, các ô A10 và B10 chứa hai điều kiện—một điều kiện chỉ rõ rằng giá trị trả về phải lớn hơn 400 và ô còn lại chỉ định tháng kết thúc phải bằng hoặc lớn hơn hoặc bằng ngày 31 tháng 3 năm 2016.

Bạn nên sử dụng cú pháp sau đây:

=DCOUNT(A1:B7,”Tháng kết thúc”,A9:B10)

DCOUNT kiểm tra dữ liệu trong phạm vi từ A1 đến B7, áp dụng các điều kiện xác định trong A10 và B10 và trả về 2, tổng số hàng thỏa mãn cả hai điều kiện (hàng 5 và 7).

Đầu trang

Đếm số ô trong một phạm vi dựa trên nhiều điều kiện bằng cách sử dụng hàm COUNTIFS

Hàm COUNTIFS tương tự với hàm COUNTIF với một ngoại lệ quan trọng: COUNTIFS cho phép bạn áp dụng tiêu chí vào các ô qua nhiều phạm vi và đếm số lần tất cả các tiêu chí này được đáp ứng. Bạn có thể dùng đến 127 cặp phạm vi/tiêu chí với COUNTIFS.

Cú pháp cho COUNTIFS là:

COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2],…)

Hãy xem ví dụ sau đây:

Ví dụ về COUNTIFS

Đầu Trang

Đếm dựa vào tiêu chí bằng cách dùng kết hợp hàm COUNT và IF

Chẳng hạn bạn cần xác định có bao nhiêu người bán hàng đã bán một mặt hàng cụ thể trong một khu vực nhất định, hoặc bạn muốn biết doanh số bao nhiêu trên một giá trị nhất định được thực hiện bởi một người bán hàng cụ thể. Bạn có thể dùng kết hợp hàm IF và COUNT; bằng cách là trước tiên bạn dùng hàm IF để kiểm tra một điều kiện, rồi sau đó chỉ khi kết quả của hàm IF là True, thì bạn mới dùng hàm COUNT để đếm các ô.

Lưu ý: 

  • Hãy nhập công thức trong ví dụ này dưới dạng công thức mảng. Nếu bạn đã mở sổ làm việc này trong Excel for Windows hoặc Excel 2016 for Mac và muốn thay đổi công thức hoặc tạo một công thức tương tự, hãy nhấn F2, rồi nhấn Ctrl+Shift+Enter để công thức trả về kết quả bạn mong đợi. Trong các phiên bản cũ Excel for Mac, sử LỆNH +Shift+Enter.

  • Để các công thức ví dụ hoạt động, đối số thứ hai cho hàm IF phải là một số.

Ví dụ về các hàm COUNT và IF được lồng vào

Đầu Trang

Đếm tần suất xuất hiện của nhiều văn bản hay giá trị số bằng cách dùng kết hợp hàm SUM và IF

Trong ví dụ tiếp theo, chúng ta dùng kết hợp hàm IFSUM. Đầu tiên hàm IF kiểm tra giá trị trong một số ô và sau đó nếu kết quả kiểm tra là True thì SUM sẽ tính tổng các giá trị qua được phần kiểm tra đó.

Ví dụ 1

Ví dụ 1: hàm SUM và IF lồng trong công thức

Hàm ở trên cho biết nếu C2:C7 chứa các giá trị BuchananDodsworththì hàm SUM sẽ hiển thị tổng các bản ghi có điều kiện được đáp ứng. Công thức này tìm ba bản ghi cho Buchanan và một bản ghi cho Dodsworth trong dải ô đã cho và hiển thị 4.

Ví dụ 2

Ví dụ 2: hàm SUM và IF lồng trong công thức

Hàm ở trên cho biết nếu D2:D7 chứa các giá trị nhỏ hơn $9000 hoặc lớn hơn $19.000 thì hàm SUM sẽ hiển thị tổng tất cả các bản ghi có điều kiện đáp ứng. Công thức này tìm thấy hai bản ghi D3 và D5 có giá trị nhỏ hơn $9000, sau đó D4 và D6 có giá trị lớn hơn $19.000 và hiển thị 4.

Ví dụ 3

Ví dụ 3: Hàm SUM và IF lồng trong công thức

Hàm ở trên cho biết nếu D2:D7 có hóa đơn cho Buchanan nhỏ hơn $9000 thì hàm SUM sẽ hiển thị tổng các bản ghi có điều kiện được đáp ứng. Công thức tìm thấy C6 đáp ứng điều kiện và hiển thị 1.

Quan trọng: Hãy nhập công thức trong ví dụ này dưới dạng công thức mảng. Điều đó có nghĩa là bạn nhấn F2 rồi nhấn Ctrl+Shift+Enter. Trong các phiên bản cũ hơn Excel for Mac, sử LỆNH+Shift+Enter.

Hãy xem bài viết Cơ sở Kiến thức sau để biết các mẹo bổ sung:

  • XL: Sử dụng SUM(IF()) Dưới dạng Hàm Mảng Thay vì COUNTIF() với AND

  • XL: Cách Đếm số lần Xuất hiện của Một Số hoặc Văn bản trong một Phạm vi

Đầu trang

Đếm số ô trong một cột hoặc hàng trong PivotTable

PivotTable tóm tắt dữ liệu của bạn, đồng thời giúp bạn phân tích và truy sâu xuống dữ liệu của mình bằng cách cho phép bạn chọn thể loại mà bạn muốn xem dữ liệu của mình.

Bạn có thể nhanh chóng tạo PivotTable bằng cách chọn một ô trong phạm vi dữ liệu hoặc bảng Excel, rồi trên tab Chèn, trong nhóm Bảng, bấm PivotTable.

Ví dụ về PivotTable và cách kết nối các Trường với danh sách Trường.

Hãy xem kịch bản mẫu của bảng tính Doanh số, trong đó bạn có thể đếm có bao nhiêu giá trị doanh số dành cho Gôn và Vô số cho các quý cụ thể.

Lưu ý: Để có trải nghiệm tương tác, bạn có thể chạy các bước này trên dữ liệu mẫu được cung cấp trong trang tính PivotTable trong sổ làm việc có thể tải xuống.

  1. Nhập dữ liệu sau vào bảng Excel tính.

    Dữ liệu mẫu cho PivotTable

  2. Chọn A2:C8

  3. Bấm Chèn > PivotTable.

  4. Trong hộp thoại Tạo PivotTable, bấm vào Chọn bảnghoặc dải ô , rồi bấm vào Trang tính mới, rồi bấm vào OK.

    Một PivotTable trống sẽ được tạo trong một trang tính mới.

  5. Trong ngăn Trường PivotTable, hãy làm như sau:

    1. Kéo Thể thao vào khu vực Hàng.

    2. Kéo Quývào vùng Cột.

    3. Kéo Doanh số vào vùng Giá trị.

    4. Lặp lại bước c.

      Tên trường hiển thị là SumofSales2 trong cả PivotTable và vùng Giá trị.

      Tại thời điểm này, ngăn Trường PivotTable sẽ trông như thế này:

      Trường PivotTable

    5. Trong khu vực Giá trị, bấm vào danh sách thả xuống cạnh SumofSales2 và chọn Value Field Cài đặt.

    6. Trong hộp thoại Giá trị Cài đặt, hãy làm như sau:

      1. Trong trường Tóm tắt giá trị theo, chọn Đếm.

      2. Trong trường Tên Tùy chỉnh, sửa đổi tên thành Đếm.

        Hộp thoại Giá Cài đặt Trường Giá trị

      3. Bấm OK.

    PivotTable hiển thị số lượng bản ghi cho Gôn và Sân gôn trong Quý 3 và Quý 4, cùng với số liệu bán hàng.

    PivotTable

Đầu Trang