Đã bao giờ bạn nghĩ rằng việc sử dụng sổ tay để quản lý công việc đã trở nên lỗi thời giữa thời buổi smartphone chưa?
Nhưng, tại sao những CEO thành công nhất trên thế giới như Elon Musk, Richard Branson hay thậm chí Bill Gates đều có một cuốn sổ tay cho riêng mình?
Đó là bởi vì không gì có thể thay thế được một cuốn sổ tay, dù xã hội có thay đổi tới đâu.
Bài viết này của 2IDEA chỉ cho bạn những phương pháp sử dụng sổ tay khi quản lý công việc hiệu quả. Từ việc thiết lập mục tiêu tới xây dựng kế hoạch, bạn sẽ không còn bị quá tải vì deadline hay lịch trình công việc dày đặc.
Chúng ta cùng bắt đầu nào!
5 bước đơn giản sử dụng sổ tay để quản lý công việc hiệu quả
Bước đầu tiên để quản lý công việc hiệu quả là ghi lại những mục tiêu của mình
Trong mọi cuốn sổ tay lập kế hoạch đều có phần Monthly Review để bạn có thể ghi lại những mục tiêu quan trọng của mình. Bạn có thể mua một cuốn sổ tay Planner hoặc tự thiết kế phần Monthly Review nếu muốn.
Xem thêm bài viết Bullet Journal để nếu bạn muốn thiết kế sổ tay Planner của riêng mình:
( link sang bài viết Bullet Journal )
Rồi, giờ đến phần quan trọng. Đầu tiên bạn hay ghi tất cả mục tiêu, những gì bạn muốn làm trong tháng này thành một danh sách.
Những mục tiêu bạn ghi lại càng cụ thể, bạn càng dễ dàng thực hiện và quản lý công viêc hiệu quả.
Ví dụ: thay vì “ Launching dự án mới “, bạn có thể ghi như sau: Launching dự án của khách hàng ABC, deadline XYZ kèm theo một số chú thích của riêng mình.
Để quản lý công việc, bạn sẽ cần biết mình nên ưu tiên những công việc nào trước, công việc nào sau.
Hãy tự hỏi mình: Đâu là công việc quan trọng nhất? Mình có thể nhờ nhờ ai giúp đỡ làm công việc này không? Công việc nào mình phải làm ngay lập tức.
Khi biết mình nên ưu tiên công việc nào, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch công việc hơn.
Luôn đặt thời gian hoàn thành mục tiêu
Bây giờ, bạn đã biết được mình cần làm gì trong một tháng ( hoặc một năm tới ), điều quan trọng bạn cần làm tiếp theo là đặt thời gian hoàn thành cho những mục tiêu này.
Hay nói cách khác, bạn phải đặt deadline cho từng mục tiêu.
Nhưng, làm sao để đưa ra một deadline hợp lý?
Đây là lúc mà bạn nhớ lại những gì mình làm trong bước trước. Công việc nào quan trọng hơn? Công việc nào bạn cần hoàn thành trước, công việc nào sau.
Một mẹo nhỏ khi bạn đặt deadline là hãy luôn có thời gian trễ. Bạn sẽ khó để quản lý công việc hơn khi hai deadline quá sát nhau.
Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.
Hãy ghi lại deadline vào trong cuốn sổ tay ghi chép công việc của bạn và bôi đỏ những deadline quan trọng.
Tách nhỏ mục tiêu thành những công việc cần làm từng tuần và từng ngày
Khác với mục tiêu, bạn có thể ghi những công việc cần làm trong tuần và trong ngày dưới dạng to-do list để quản lý công việc hiệu quả hơn.
Hãy vẽ một ô vuông nhỏ trước mỗi công việc để đánh dấu hoặc đơn gian chỉ là gạch ngang sau khi bạn hoàn thành công việc.
Hãy luôn nhớ rằng, đây là những công việc bạn cần phải hoàn thành để đạt được mục tiêu.
Vì vậy, trước khi ghi lại, hãy tự hỏi bản thân rằng: “ Công việc nào sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu? Liệu sau khi làm xong công việc này, tôi có đến gần hơn với mục tiêu của tôi không ? “
Nếu muốn, bạn có thể ghi lại deadline của những công việc quan trọng của mình hoặc tô bằng bút đỏ để đánh dấu.
Khi đã liệt kê hết những công việc mà bạn sẽ làm, việc tiếp theo là xây dựng một kế hoạch công việc hoàn chỉnh.
Đưa công việc vào các khung thời gian cụ thể để quản lý công việc hiệu quả
Đây là lúc mà bạn sẽ thấy tầm quan trọng của một cuốn sổ tay Planner. Những cuốn sổ tay này được thiết kế với lịch cụ thể cho từng ngày, sẽ giúp bạn sắp xếp và quản lý công việc dễ dành và nhanh chóng hơn.
Bạn có thể tham khảo các mẫu sổ tay Planner được thiết kế bởi 2IDEA tại đây:
Với cuốn sổ này, bạn sẽ biết mình phải làm gì mỗi ngày, phải làm công việc nào trước, công việc nào sau. Bằng cách này, bạn sẽ không còn bị quá tải vì công việc của mình đã được sắp xếp một cách hợp lý
Luôn dành thời gian cuối mỗi ngày để đánh giá lại công việc và lên kế hoạch cho ngày tiếp theo
Sau khi đã lên kế hoạch và thực hiện công việc, bước tiếp theo để quản lý công việc hiệu quả là tổng kết và đánh giá công việc của mình.
Cuối mỗi ngày bạn nên dành khoảng 15 phút để tổng kết và đánh giá. Hoặc bạn cũng có thể dành một khoảng thời gian cuối mỗi tuần hoặc tháng để nhìn lại công việc của mình, tùy theo tính chất công việc của bạn.
Việc tổng kết và đánh giá công việc rất quan trọng. Điều ấy sẽ giúp bạn biết được mình đã làm tốt ở đâu, điểm nào cần cải thiện và đưa ra kế hoạch cho tương lai.
Cách lập kế hoạch cá nhân hiệu quả
Nếu bạn không lập kế hoạch để thành công, bạn đang lập kế hoạch để thất bại.
Dù bạn là ai, đang làm công việc gì, việc lập kế hoạch cá nhân và công việc cũng là một kỹ năng không thể thiếu.
Vậy, bạn có muốn xây dựng một kế hoạch cá nhân cho riêng mình để gặt hái thành công hay không?
Nếu có, hãy đón đọc bài viết dưới đây của 2IDEA về Cách lập kế hoạch cá nhân hiệu quả.
Tại 2Idea, chúng tôi cung cấp dịch vụ in ấn sổ tay và thiết kế thương hiệu. Để sở hữu những mẫu sổ tay đẹp, ấn tượng dành riêng cho doanh nghiệp của bạn hoặc làm quà tặng, hãy tham khảo sản phẩm tại website: http://2idea.com.vn/san-pham/so-tay hoặc liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:
VPGD: 28 ngách 4, ngõ 360 đường La Thành, quận Đống Đa, TP. Hà Nội.
Tel: 024.3512.2882
Hotline: 098 357 1900
Email: [email protected]
Website: www.2idea.com.vn
Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây :
5 cách viết sổ tay đẹp và hiệu quả để tăng năng suất làm việc của bạn
