Excel là một công cụ tương hỗ thao tác tất cả chúng ta tiếp tục sử dụng. Có một yếu tố là size của các file Excel nhiều lúc quá lớn so với dung tích thật của nó. Bạn sẽ mất cả phút chỉ để chờ file load xong. Đây thực sự là một phiền phức cho việc làm của bạn. Vậy làm thế nào để giảm dung tích file Excel ? Hãy cùng khám phá qua bài viết sau.
Xác định các file Excel bạn cần giảm dung tích
Có rất nhiều nguyên do khiến file Excel của bạn có dung tích lớn. Đó hoàn toàn có thể là do các nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn, … và một hay nhiều cụ thể này đều hoàn toàn có thể gây tác động ảnh hưởng tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung tích lớn khi bạn làm trong các nghành kinh tế tài chính, góp vốn đầu tư hay ngân hàng nhà nước.
Bạn đang đọc: 7 cách giảm dung lượng file Excel cực hiệu quả
Trước khi giảm dung tích của file Excel, bạn phải xác lập các file nào đang quá lớn. Tạo bản copy của tệp Excel bất kể và làm theo cách bước sau :
- Chuyển phần lan rộng ra của bản copy thành đuối. Zip
- Sau đó mở thư mục đã được nén này và truy vấn xl > worksheets
- Sắp xếp chúng theo kích cỡ hiển thị.
Bạn hoàn toàn có thể thấy các sheet nặng nhất ở trong list. Ví dụ trang sheet26.xe chiếm tới gần một phần ba dung tích. Nó thường tương ứng với bảng n + 1 trong file Excel nên bạn sẽ cắt bớt từ tờ thứ hai mươi bảy.
Chọn bất kể file Excel lớn nàobạn muốn giảm dung tích và làm theo các cách dưới đây :
Cách 1 : Xóa định dạng có điều kiện kèm theo
Định dạng có điều kiện kèm theo là một tính năng khá có ích. Nó hoàn toàn có thể cần khi bạn muốn làm điển hình nổi bật tài liệu đơn cử. Nhưng nó cũng làm file Excel của bạn nặng hơn đáng kể. Nếu bạn muốn giảm dung tích file Excel, bạn nên loại định dạng này khỏi bảng tính. Cách làm :
- Chọn 1 số ít ô được định dạng trên trang tính của bạn
- Bạn sẽ đi theo đường dẫn sau: Home tab > Conditional formatting > Clear Rules > Clear from Selected CellsNếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi tất cả các ô của mình, chọn Clear Rules from Entire Sheet.
Cách 2 : Cắt từng bảng tính vào khoanh vùng phạm vi được sử dụng
Các bảng tính Excel hoàn toàn có thể có tới 1 triệu hàng. Tất nhiên, bạn sẽ khó mà sử dụng hết chúng. Điều cần làm để giảm dung tích file Excel là vô hiệu các hàng, cột trống. Cách làm :
-
- Chọn các hàng và cột trắng bằng phím tắt Ctrl + Shift + Phím mũi tên phải / xuống )
- Sau đó nhấp chuột phải > Nhấn Delete
Cách 3 : Loại bỏ các công thức không thiết yếu
Các công thức trong Excel là cách đẻ thao tác và phối hợp tài liệu tốt hơn. Tuy vậy, ta thường quên xóa chúng khi kết thúc quy trình thao tác. Bạn cũng hoàn toàn có thể giảm dung tích file Excel bằng cách vô hiệu các công thức này.
Cách làm :
- Đầu tiên, chọn các ô tính bạn đang thao tác. Hoặc bấm Ctrl + A để chọn hàng loạt trang tính.
- Copy và dán Special : Values
Điều này cũng sẽ vô hiệu bớt các siêu link làm tăng dung tích file của bạn.
Cách 4 : Nén ảnh trong Excel
File Excel là thường đặc trưng cho những số liệu và đo lường và thống kê. Nó thường không chứa các hình ảnh. Tuy vậy với một số ít nhu yếu nhất định, bạn vẫn phải sử dụng đến hình ảnh. Cách để giảm dung tích file Excel trong trường hợp này là nén hình ảnh của bạn lại.
Cách làm :
Xem thêm: Cách để Làm quả cầu len
- Chọn hình ảnh bạn muốn nén
- Chọn tab Picture Format
- Nhấp vào Compress
- Bỏ chọn hộp tiên phong để nén toàn bộ ảnh trong tệp Excel của bạn
- Tùy chọn : chọn độ phân giải bạn muốn ( chúng tôi khuyên dùng email ).
Mẹo số 5 : Xóa định dạng tài liệu
Định dạng tài liệu sẽ được cho phép cấu trúc thông tin chính xac hơn. Tuy vậy, nó cũng sẽ làm tăng dung tích đáng kể các file. Nếu bạn tải file Excel qua lâu, hãy xóa các định dạng này.
Cách làm :
- Chọn tổng thể các hàng, cột và ô được định dạng. Nhớ chọn các ô không chứa tài liệu
- Tiếp đến chọn trang chủ > Editing > Clear Format
Cách 6 : Xóa < p id = " Tip_6_Delete_watches " > watch < / p >
Các file Excel lớn với nhiều sheet và công thức thường chứa watch. Đôi khi nó sẽ làm tăng dung tích file khá nhiều. Lời khuyên là sau khi thao tác, bạn nên xóa các watch. Điều này cũng hoàn toàn có thể làm giảm dung tích file Excel đáng kể cho bạn.
Cách làm :
- Đầu tiên chọn tab Formula tab > Watch Window
- Tiến hành chọn hàng loạt sau đó nhấn Delete
Cách 7 : Loại bỏ tài liệu ẩn ( trang tính, hàng và cột )
Các tài liệu ẩn thường khá quan trọng với file Excel của bạn. Trước khi làm hãy chắc như đinh bạn đã sao chép một file dự trữ. Bởi nếu xóa các tài liệu ẩn bạn sẽ không hề phục sinh chúng nếu có yếu tố gì xảy ra. Tiếp đó là cách để giảm dung tích file cho từng thành phần.
Cách làm với sheet :
- Nhấp chuột phải vào một sheet.
- Chọn “ Unhide ”.
- Lặp lại các bước trước cho mỗi sheet.
Bạn cũng hoàn toàn có thể làm tựa như với các cột và hàng :
- Chọn hàng loạt trang tính của bạn bằng tổng hợp phím Ctrl + A.
- Nhấp chuột phải vào hàng / cột của bạn muốn chọn.
- Nhấp chọn “ Unhide “.
Tất cả các file Excel đã hiển thị ở màn hình hiển thị. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể giảm dung tích file Excel bằng cách xóa các trang tính, cột và hàng không thiết yếu. Bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm tra file để tìm ra các sheet quá nhiều dung tích.
Xem thêm : Cách sửa lỗi Excel không mở được file nhanh nhất
Originally posted 2020 – 04-21 12:51:31.
Source: http://amthuc247.net
Category: Cách làm
