Ngày nay việc in giấy mời trên những loại máy in như máy in Canon, máy in HP hay máy in Brother đều được triển khai một cách đơn thuần và dễ dàng. Tuy nhiên, khi in những loại giấy mời sẽ thật sự tốn nhiều thời hạn và công sức của con người nếu tất cả chúng ta ngồi nhập thủ công từng tên lên từng trang giấy mời rồi in ra. Chính vì thế, trong bài này Thế giới di động sẽ giới thiệu tới những bạn cách tạo giấy mời hàng loạt trên máy in đơn thuần và nhanh chóng.
1. Chuẩn bị trước khi in giấy mời hàng loạt
Trước khi thực hiện những thao tác in giấy mời hàng loạt chắc chắn những bạn phải có sẵn mẫu giấy mời trên file word và list khách mời (thường được tạo trên Excel).
Phải có sẵn mẫu giấy mời
Danh sách khách mời được tạo trên file Excel
2. Cách in giấy mời hàng loạt
Bước 1: Mở file mẫu giấy mời > Nhấn vào thẻ Mailings.
Nhấn vào thẻ Mailings trên thanh công cụ để bắt đầu
Bước 2: Nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục Start Mail Merge > Chọn Step by Step Mail Merge Wizard…
Chọn Step by Step Mail Merge Wizard…
Bước 3: Ở mục Mail Merge ở phía bên phải màn hình, nhấn vào Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.
Bắt đầu Step 1
Bước 4: Tại mục How do want to set up your letters, tích chọn vào ô Use the current document > Nhấn vào Next: Select recipients.
Sử dụng trang hiện tại để làm mẫu
Bước 5: Nhấn vào Browse ở mục Use names and addresses from a file or a database để mở file chứa list cha mẹ mời họp.
Chọn Browse để mở cửa sổ Select Data Source
Bước 6: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, chọn file list mời (file excel) > Nhấn Open.
Chọn file danh sách mời họp
Bước 7: Giao diện Select Table xuất hiện, chọn Sheet chứa tài liệu cần chèn > Nhấn OK.
Chọn Sheet chứa dữ liệu
Bước 8: Giao diện Mail Merge Recipients xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn OK.
Lưu ý: Nếu không muốn chọn hàng tiên phong làm tiêu đề thì bỏ tích chọn ở ô First row of data contains column headers. Trong trường hợp tên cột được tự động đặt là F1,F2,… thì bạn nên ghi nhớ chúng là cột mang thông tin nào để những thao tác tiếp theo thuận tiện lựa chon cột tài liệu đúng với thông tin mình cần chèn.
Giao diện Mail Merge Recipients
Bước 9: Đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, click chọn Insert Merge Field dưới tab Mailings > Một hộp thoại mở ra, click đúp chuột vào trường thông tin cần chèn > Đóng cửa sổ lại, cứ liên tục chèn như vậy cho tới khi hết những trường cần chèn.
Chèn những trường thông tin vào giấy mời
Bước 10: Sau khi chèn xong, click chuột vào hình tượng Preview Results để xem trước kết quả. Bạn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn hoàn toàn có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ để xem lần lượt tài liệu được trộn.
Xem trước kết quả trước khi in
Bước 11: Để in giấy mời hàng loạt, nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Finish & Merge > Chọn Print Documents.
Chọn Print Document
Bước 12: Chọn All để in hàng loạt giấy mời.
Lưu ý: Trong trường hợp hàng tài liệu tiên phong của bạn không phải dữ liệu mà là tên cột, thì bạn nên chọn in từ trang 2 vì lúc này trang đầu của bạn sẽ không hiển thị dữ liệu mà hiển thị tên cột.
In đồng loạt
3. Một số chú ý quan tâm khi in giấy mời hàng loạt
– Để bảo vệ quy trình trộn văn bản thành công, file Excel chỉ gồm có bảng cần trộn, dòng tiên phong của file nên là tên bảng và tiêu đề cột hoặc tốt nhất là chỉ có dòng tiêu đề của các cột (không cần tên bảng), không nên có dòng trống nhé các bạn.
Không nên có dòng trống trong file danh sách khách mời
– Ở các phiên bản cũ hơn như Microsoft word 2003, Mailings không được hiển thị độc lập trên thanh công cụ, để mở màn các bạn có thể thực hiện thao tác vào Tools > Letters and Mailings > Mail Merge rồi thực hiện tựa như các bước ở trên.
Mailing không được hiển thị độc lập trên thanh công cụ ở Microsoft Word 2003
4. Một số yếu tố liên quan đến máy in khác
Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN
Một trong những lỗi khiến người dùng mất nhiều thời hạn để khắc phục khi liên kết máy tính với máy in nhất đó là là lỗi máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN. Nếu các máy trạm không có cùng địa chỉ IP với sever thì máy tính của bạn sẽ không thể tìm thấy máy in trong mạng LAN.
Để biết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Cách xử lý lỗi máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN.
Lỗi máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN
Lỗi máy in chỉ in được 1 trang
Trong quy trình sử dụng, máy in có thể sẽ bị lỗi chỉ in được 1 trang. Đây cũng là một lỗi khá thông dụng và thuận tiện khắc phục.
Để biết cụ thể cụ thể cụ thể cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Lỗi máy in chỉ in được 1 trang nguyên do và cách khắc phục đơn giản.
Lỗi máy in chỉ in được một trang
Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được
Khi đang in và gặp trường hợp máy in báo Ready To Print nhưng không in được có thể do khá nhiều nguyên do như do cáp nối, có quá nhiều lệnh in hoặc máy in chưa nhận được lệnh chính xác.
Để biết cụ thể cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được và cách khắc phục.
Lỗi máy in báo Ready to Print nhưng khôn in được
Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon
Sau một thời gian sử dụng, máy in sẽ Open một vài vấn đề như bản in bị sọc, in sai màu so với bản gốc trên máy tính. Lúc này, chúng ta có thể khắc phục bằng cách kiểm tra lượng mực trong máy in hoặc làm sạch đầu in.
Để biết cụ thể cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon.
Lỗi bản in bị sọc
Lỗi máy in không nhận lệnh in
Một số nguyên do máy in không nhận lệnh in thường gặp:
– Máy tính của bạn đang bị lỗi hệ điều hành.
– Dây cáp kết nối máy in với máy tính có thể bị hỏng hoặc bị lỏng.
– Máy in chưa được bật nguồn.
– Lỗi driver máy in cũng sẽ khiến máy in không nhận lệnh in.
– Lỗi do IP trên máy in của bạn.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Lỗi máy in không nhận lệnh in – Cách khắc phục nhanh gọn và hiệu quả.
Lỗi máy in không nhận lệnh in
Máy in in ra giấy trắng
Chắc hẳn, ai cũng đã từng chỉnh in tài liệu và máy hoạt động giải trí thông thường nhưng giấy in ra lại chẳng có gì. Có thể có nhiều nguyên do do mực in hoặc lỗi trong máy in.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in in ra giấy trắng – Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh chóng.
Lỗi máy in in ra giấy trắng
Máy in không kéo giấy
Khi cần in một tài liệu, bạn ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh nhưng khi triển khai lấy giấy thì không được và nhận được thông tin lỗi: đèn chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy (paper-out). Đây chính là lỗi máy in không kéo giấy.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in không kéo giấy – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả.
Lỗi máy in không kéo giấy
Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét
Khi sử dụng bạn có thể gặp phải lỗi máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Cách khắc phục lỗi máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét.
Máy in ra bị mờ chữ
Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc
Máy in sử dụng liên tục trong một thời gian dài dễ mắc lỗi máy in kéo giấy nhiều tờ do khá nhiều nguyên nhân thuộc về máy in, giấy in hay cách lắp máy.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc – Nguyên nhân và cách khắc phục.
Lỗi máy in kéo nhiều tờ cùng một lúc
Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word
Khi triển khai in tài liệu một mặt, việc căn đều lề rất đơn giản. Tuy nhiên, khi in tài liệu hai mặt, không phải ai cũng biết cách căn lề in hai mặt đối xứng nhau trong Word.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word đơn giản, nhanh chóng.
In 2 mặt khớp nhau trong Word
Máy in không in được file PDF
Thông thường, nhiều người chọn in file PDF để tránh thực trạng lỗi font và lỗi định dạng không mong ước nhưng sẽ xảy ra thực trạng máy in không in được file PDF. Có rất nhiều cách để khác phục thực trạng này.
Để biết chi tiết hơn về cách khắc phục bạn hãy tham khảo Máy in không in được file PDF – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu quả.
Chọn in file PDF để tránh tình trạng lỗi font
Một số mẫu máy in hiện đang kinh doanh tại Thế giới di động:
Trên đây là những chú ý quan tâm và hướng dẫn cách tạo giấy mời hàng loạt trên máy in. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại ở những bài viết sau!
